Die Akte erhält zur besseren Unterscheidung ein solches Zeichen von dem jeweiligen Gericht oder der betreffenden Behörde. Anhand des Aktenzeichens können mehrere Rückschlüsse gezogen werden. So steht z.B. bei dem Aktenzeichen "2 C 37/99" des Amtsgerichts Bonn die erste Zahl links neben dem Buchstaben bei einem Amtsgericht für die betreffende Abteilung, welche für die Entscheidung zuständig ist. Bei einem Landgericht steht diese Zahl hingegen für die jeweils zuständige Kammer. Der folgende Buchstabe ist das sog. Registerzeichen. "C" steht dabei für allgemeine Zivilsachen beim Amtsgericht, "O" steht für allgemeine Zivilsachen erster Instanz bei einem Landgericht und "Ds" z.B. für ein Strafverfahren vor dem Einzelrichter bei einem Amtsgericht. Die darauf folgende Zahl bezeichnet in fortlaufender Nummerierung die eingegangene Sache beim entscheidenden Gericht in dem betreffenden Jahr. Die Zahl hinter dem Schrägstich lässt dabei das Jahr erkennen. In diesem Beispiel würde das Aktenzeichen demnach bedeuten, dass es sich um die 37. Zivilsache aus dem Jahr 1999 in der zweiten Abteilung des Amtsgerichtes Bonn handelte.