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Mietrecht , 28.03.2012

Betriebskostenabrechnung: So werden Konflikte vermieden

Würden in Deutschland die zehn beliebtesten Streitgegenstände gekürt – die Betriebskostenabrechnung wäre mit Sicherheit dabei. Der Grund: Betriebskosten werden rückwirkend über ein ganzes Jahr abgerechnet und die Mieter sehen oftmals nicht, wo Kosten anfallen oder sich verändern, müssen diese dann aber anteilig tragen. Hinzu kommt, dass Nachzahlungen fällig werden, die in keinem Budget vorgesehen sind und oft ein empfindliches Loch in die Haushaltskasse reißen.

Würden in Deutschland die zehn beliebtesten Streitgegenstände gekürt – die Betriebskostenabrechnung wäre mit Sicherheit dabei. Der Grund: Betriebskosten werden rückwirkend über ein ganzes Jahr abgerechnet und die Mieter sehen oftmals nicht, wo Kosten anfallen oder sich verändern, müssen diese dann aber anteilig tragen. Hinzu kommt, dass Nachzahlungen fällig werden, die in keinem Budget vorgesehen sind und oft ein empfindliches Loch in die Haushaltskasse reißen. „Angesichts des ohnehin schon vorhandenen Konfliktpotenzials sind Verwalter gut beraten, die Betriebskostenabrechnung möglichst transparent und leicht verständlich zu gestalten“, sagt Ulrich Löhlein, Leiter Servicecenter Hausverwaltung beim Immobilienverband IVD. „Die einzelnen Positionen sollten möglichst übersichtlich aufgereiht und aufgeschlüsselt werden, denn jede offene Frage provoziert Widerspruch.“

Allgemeine Anforderungen
Die inhaltlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung ergeben sich unter anderem aus der Grundsatzentscheidung des Bundesgerichtshofes (BGH) vom 23. November 1981 (Az.: VIII ZR 298/80). Danach muss die Betriebskostenabrechnung eine geordnete und übersichtlich gegliederte Kostenaufstellung der einzelnen Betriebskostenarten enthalten, so dass die Abrechnung auch von einem Laien nachvollzogen werden kann. Dem Mieter muss es möglich sein, die auf ihn umgelegten Kosten klar zu ersehen und zu überprüfen, ob die seine angemietete Wohnung betreffenden Betriebskosten den tatsächlich angefallenen und vertraglich vereinbarten Kosten entsprechen. „Soweit man nur einen Endbetrag benennt und lediglich die Heranziehung weiterer Bestimmungen des Mietvertrages erwähnt, genügt eine solche Aufstellung den Anforderungen nicht“, sagt der Fachmann vom IVD. „In der Aufstellung der einzelnen Kosten muss darüber hinaus der zugrunde gelegte Verteilerschlüssel und der jeweilige Saldo von Vorauszahlung und tatsächlichen Kosten für jeden einzelnen Posten angegeben werden.“

Die verflixte 17. Kategorie
Die Posten, die zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören, sind in Paragraf 2 der seit dem 1. Januar 2004 gültigen Betriebskostenverordnung aufgelistet. Die Betriebskostenverordnung definiert 16 konkrete Posten – von der Grundsteuer (Nr. 1) über die Kosten der Wärmeversorgung (Nr. 4) bis hin zu den „Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege“ (Nr. 16). Schließlich gibt es auch noch die „sonstigen Betriebskosten“ (Nr. 17). Hierunter fallen sämtliche Betriebskosten, die von den Kostenkategorien 1 bis 16 nicht erfasst werden. „Welche ‚sonstigen Be-triebskosten‘ im Einzelfall abgerechnet werden können, muss allerdings im Mietvertrag festgeschrieben sein“, informiert Löhlein. „Bei Streitfällen entscheiden die Gerichte.“ Und Streitfälle seien leider nicht selten, da die Gesetzgebung bezüglich der Betriebskostenabrechnung einigermaßen defizitär sei. „Es herrscht eine große Rechtsunsicherheit darüber, was unter der Kategorie Nummer 17 abgerechnet werden darf und was nicht.“ Rauchwarnmelder beispielsweise verursachten laufende Kosten, weil sie regelmäßig gewartet werden müssen. Sie würden jedoch in der Betriebskostenverordnung nicht aufgeführt, und das, obwohl sie zumindest bei Neu- und Umbauten in neun von 16 Bundesländern Pflicht seien. Ob ein Mieter zur anteiligen Übernahme der durch ein Rauchwarnsystem verursachten „sonstigen Betriebskosten“ herangezogen werden dürfe, sei nirgends eindeutig geklärt. „Auf eine Grundsatzentscheidung des Bundesgerichtshofes warten wir bisher noch“, sagt Löhlein. „Es spricht eigentlich alles dafür, dass diese Kosten als Betriebskosten umlagefähig sind.“

Aufzug nur Wartung, nicht Instandsetzung
Doch auch innerhalb der definierten Kategorien werden die Betriebskosten oft missverständlich ausgewiesen beziehungsweise nicht richtig verteilt. Ein häufiges Ärgernis sind die Ausgaben für den Aufzug. Prinzipiell müssen Mieter nur für einen Teil der Kosten aufkommen – nämlich für Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege der Anlage, die regelmäßige Überprüfung ihrer Betriebsbereitschaft und -sicherheit sowie für die Reinigung. In der Praxis werden jedoch oft Vollwartungsverträge geschlossen, die sowohl die Wartung als auch die Instandsetzung beinhalten. Das Landgericht Duisburg urteilte dazu: Der Kostenanteil für die Behebung auch kleinerer Ausfälle des Lifts ist nicht umlegbar – es sei denn, der Aufzug kann durch normale Wartungsarbeiten ohne Mehraufwand wieder in Gang gesetzt werden (Az.: 13 S 265/03). Wichtig ist auch die Frage, welche Mieter in welchem Umfang an den Wartungskosten beteiligt werden können. Die Mieter eines Seitenflügels, die ihre Wohnung nicht über den Aufzug des Hauptaufgangs erreichen können, müssen auch keine anteiligen Betriebskosten zahlen, entschied der Bundesgerichtshof (Az.: VII ZR 128/08). Mieter des Erdgeschosses können an den Aufzugskosten beteiligt werden (Az.: VIII ZR 103/06). Das gelte auch dann, wenn es keinen Keller, Dachboden oder sonstige mit dem Aufzug erreichbaren Räume gebe, so die Rechtsprechung. Verständlich sei das nicht.

Neue Kosten für die Prüfung nach Trinkwasserverordnung
Für zusätzliche Verwirrung sorgt oftmals der Gesetzgeber. Jüngstes Beispiel für vermeidbare Konfusion ist die Trinkwasserverordnung vom 1. November 2011. Die Regelung schreibt Eigentümern verbindlich vor, Warmwasserversorgungsanlagen einmal jährlich auf den Befall von Legionellen hin zu überprüfen. Betroffen sind Warmwasseraufbereitungsanlagen mit mehr als 400 Litern Inhalt oder Warmwasserleitungen mit mehr als drei Litern Inhalt zwischen dem Trinkwassererwärmer und der Entnahmestelle. In der Trinkwasserverordnung ist die Kostenfrage der Legionellen-Überprüfung, schätzungsweise 150 bis 250 Euro pro Versorgungsstrang, nicht geregelt. „Die Aufwendungen für die Legionellen-Überprüfung gehören dennoch unzweifelhaft zu den umlagefähigen Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung“, sagt Löhlein. „Denn sie fallen regelmäßig an, und eine Überprüfung der Anlage ist für die Wasserversorgung un-verzichtbar.“

Verteilerschlüssel
Weitgehende Einigkeit besteht dagegen in der Frage nach dem besten Verteilungsschlüssel. Denn die Umlage nach dem Flächenmaßstab ist deutlich leichter handhabbar als die früher weit verbreitete Umlage nach der Personenzahl. „Die Personenanzahl kann sich durch den Ein- und Auszug von Mitbewohnern häufig ändern“, sagt Löhlein. „Dies ist für den Vermieter kaum nachvollziehbar.“ Wird ein Verteilungsschlüssel schon jahrelang angewandt, so gilt dieser auch weiterhin. Wichtig ist auch: Ein bereits im Mietvertrag vereinbarter Verteilungsschlüssel kann nur in einer einzigen Ausnahme einseitig vom Vermieter geändert werden: Nämlich dann, wenn künftig nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden soll und dies vorher nicht so war – etwa bei Wasserkosten, nachdem ein Wasserzähler eingebaut wurde. Für Heizkosten fordert die Heizkostenverordnung eine überwiegend verbrauchsabhängige Abrechnung. „Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden“, sagt Löhlein. „Für den Rest wird die Heizfläche zugrunde gelegt. Ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung technisch nicht möglich und unwirtschaftlich, können die Heizkosten auch vollständig nach Wohnfläche aufgeteilt werden. Der Mieter ist dann berechtigt, pauschal 15 Prozent abzuziehen.“ Das sei heutzutage aber kaum noch der Fall.

Fristen und Fehler
Ein weiterer Stolperstein sind die Fristen. Für die Betriebskostenabrechnung darf sich der Vermieter nicht alle Zeit der Welt lassen. Spätestens zwölf Monate nach Ende des Berechnungszeitraums, der üblicherweise ein Kalenderjahr umfasst, muss eine formell korrekte Abrechnung an die Mieter gesandt werden. „Das bedeutet, dass im Frühjahr 2012 keine Betriebskosten für das Jahr 2010 mehr erstmalig abgerechnet werden können. Materielle Fehler können allerdings auch nachträglich korrigiert werden, ohne dass dies gegen die Frist von zwölf Monaten verstößt“, so Löhlein. Nach Ablauf dieser Zeitspanne bestehen keine Ansprüche mehr.

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