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Mietrecht , 24.10.2012

Nebenkostenabrechnung- So setzen Sie als Vermieter Ihre Nachforderungen durch, Teil 2

Die Mietnebenkosten sind zur zweiten Miete geworden. Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist daher auch Streitthema Nummer eins zwischen Mieter und Vermieter. Hier ein paar Tipps für Vermieter, damit sie ihre Betriebskosten richtig mit ihrem Mieter abrechnen und nachfordern können.

Die Mietnebenkosten sind zur zweiten Miete geworden. Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist daher auch Streitthema Nummer eins zwischen Mieter und Vermieter. Hier ein paar Tipps für Vermieter, damit sie ihre Betriebskosten richtig mit ihrem Mieter abrechnen und nachfordern können.

(Fortsetzung des Verbrauchertipp: Nebenkostenabrechnung- So setzen Sie als Vermieter Ihre Nachforderungen durch, Teil 1)


3. Schritt: Umlagefähige Nebenkosten ermitteln

Als Vermieter können Sie natürlich nur abrechenbare, sprich umlagefähige, Nebenkosten abrechnen. Umlagefähige Nebenkosten sind nach Anlage 3 zu § 27 der II. BVO grundsätzlich nur folgende 17 Positionen:
• öffentliche Lasten des Grundstücks ( Grundsteuer)
• Kosten der Wasserversorgung
• Kosten der Entwässerung
• Kosten des Betriebs der Heizungsanlage
• Kosten des Betriebs der zentralen Wasserversorgungsanlage
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasseranlagen
• Aufzugskosten
• Kosten der Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
• Kosten der Gartenpflege
• Kosten der Beleuchtung
• Kosten der Schornsteinreinigung
• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hauswart
• Kosten des Betriebs einer Gemeinschaftsantennenanlage
• Kosten der Waschmaschine
• Sonstige Betriebskosten: Betriebskosten die ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurden, wie bspw. Wartungskosten von Sauna und Schwimmbad

Wichtig: Haben Sie als Vermieter umlagefähige Arbeiten jahrelang unentgeltlich selbst erledigt (Treppenhausreinigung, Straßenreinigung), können Sie diese ohne begründeten Anlass nicht plötzlich entgeltlich von Dritten ausführen lassen und diese Kosten auf den Mieter umlegen.

4. Schritt: Angebot der Einsichtnahme in die Originalbelege

In jedem Fall sollte der Vermieter dem Mieter rein vorsorglich in der Nebenkostenabrechnung das Angebot machen, die Abrechnungsunterlagen einsehen zu können und ihm dafür eine angemessene Frist setzen.
Tipp: Um Zeit und Aufwand zu sparen, können Sie dem Mieter die Originalbelege in Kopie gegen eine Kostenerstattung (diese sollte nicht höher als 0,50 € /Kopie) zu kommen lassen.

Tipp: Fristen beachten!
Der Vermieter muss spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode seinem Mieter eine Nebenkostenabrechnung zustellen. Versäumt er dies, ist der Mieter grundsätzlich von einer Nachzahlung entbunden.

Ausnahme: Der Vermieter verschuldet die Verspätung nicht, weil bspw. die Stadtwerke einen Gebührenbescheid nicht zugestellt haben. Weitere Fälle: Datenverlust durch unvorhersehbare Ereignisse, verspätete Überlassung von Abrechnungsdaten durch den Voreigentümer. Umstritten ist die Frage, ob sich der Vermieter eine Verzögerung beim beauftragten Abrechnungsdienst zurechnen lassen muss.

Bei einer verspäteten Abrechnung überprüfen Sie also zunächst, ob alle Abrechnungsbelege zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung vorlagen und wenn nicht, ob Sie ein Verschulden trifft.

Tipp: Versuchen Sie die Gründe für den unverschuldeten Fristablauf zu verifizieren, z.B. durch Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des zuständigen Sachbearbeiters.
Rechnet der Vermieter länger als ein Jahr die Nebenkosten mit dem Mieter nicht ab, dann kann der Mieter die monatlichen Vorauszahlungen einstellen und die Abrechnung einklagen.
Rückzahlungen aus den monatlichen Vorauszahlungen müssen Sie als Vermieter allerdings auch nach Ablauf der Frist an den Mieter leisten. Insoweit bleiben Sie auch nach Ablauf der Frist verpflichtet eine Abrechnung zu erstellen.
Der Mieter hat eine Überprüfungsfrist nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung von ebenfalls 12 Monate. In dieser Zeit muss er seine Einwendungen gegen die Abrechnung erheben.


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