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Nebenkostenabrechnung: Ein Überblick

Letzte Aktualisierung am 2016-07-28 / Lesedauer ca. 3 Minuten

Wann sind Nebenkosten zusätzlich fällig?

Nebenkosten sind nicht automatisch zu zahlen. Im Mietvertrag muss explizit geregelt werden, ob Nebenkosten zusätzlich zum Mietzins fällig werden. Alternativ kann auch eine Nebenkostenpauschale vereinbart werden. Dann sind mit der Pauschale alle Nebenkosten abgegolten. Theoretisch könnte es auch vorkommen, dass keine Nebenkosten fällig sind, dann nämlich wenn es im Mietvertrag dazu keine Regelung gäbe; was zugegeben sehr selten der Fall ist.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Mieter haben ein Recht darauf, zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Abrechnung zu erhalten. Der Abrechnungszeitraum ist üblicherweise jährlich. Für das Jahr 2016 müssen Mieter also spätestens zum 31.12.2017 eine Nebenkostenabrechnung erhalten. Erstellt der Vermieter bis dahin keine Abrechnung, verfallen Ansprüche an den Mieter. Was nicht verfällt sind Rückzahlungen der Mieter, sollten diese zuviel entrichtet haben. D.h. Mieter haben auch nach der Frist ein Recht auf eine Abrechnung und ein Recht auf Rückzahlung (wenn vorhanden).

Grundsätzliche Pflichten des Vermieters

Vermieter müssen eine Nebenkostenabrechnung verständlich erstellen. So müssen Mieter aus ihr die abgerechnete Zeitspanne, und die Gesamtkosten für das Gebäude / die Gebäude entnehmen und nachvollziehen können, wie sich die Kosten für die einzelne Wohnung berechnet und mit Hilfe welches Verteilerschlüssels (Personen, Wohnungen) abgerechnet wurde. Auch die Vorauszahlungen müssen in korrekter Höhe enthalten und berücksichtigt werden.

Was sind umlagefähige Nebenkosten?

Zu den Kosten, die ein Vermieter sich von den Mietern wiederholen kann, gehören Kosten für Warmwasser, Entwässerung und Heizung, die Grundsteuer oder diverse Gebühren etwa für Müll und Straßenreinigung. Mit der Suchanfrage "Betriebskostenverordnung" können Mieter nachschauen, ob der aufgeführte Posten in der vorliegenden Abrechnung aufgeführt wird oder nicht. Allerdings muss im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung hingewiesen worden sein. Werden im Mietvertrag nur die Kosten für Wassernutzung und -entwässerung gelistet, bleiben Vermieter (theoretisch) auf den Müllgebühren sitzen. Bei nicht ganz gängigen Kostenpunkten kann das tatsächlich zum Streitpunkt werden; zum Beispiel wer die Fällung eines Baumes oder das regelmäßige Heckenschneiden bezahlen muss.

... und was sind keine?

Die Klassiker bei den nicht umlagefähigen Kosten, die sich trotzdem gerne in den Abrechnungen finden, sind Reparaturkosten, Wartungskosten, Instandhaltungsrücklagen, bestimmte Versicherungsgebühren, Verwaltungskosten oder Kontoführungsgebühren für das Mietkonto. Bei der Hausgeldabrechnung gibt es bei vermieteten Eigentumswohnungen häufig Unklarheiten zwischen Vermieter und Mieter. Viele Posten dürfen nicht an den Mieter weitergeben werden.

Fristen für Einwendung und Prüfung

Erhalten Mieter ihre Nebenkostenabrechnung fristgerecht, müssen sie diese auch innerhalb einer bestimmten Frist prüfen und ihre Einwendungen geltend machen. Dazu haben sie theoretisch zwölf Monate Zeit. Laut Rechtsprechung müssen Mieter die Abrechnung innerhalb des ersten Monats prüfen, um dann ihre Einwände anzubringen. Versäumen sie die Einwendefrist von zwölf Monaten und reichen diese, um im oberen Beispiel zu bleiben, erst im Januar 2019 ein, haben die Mieter das Nachsehen. Der Vermieter muss den Einspruch nicht mehr berücksichtigen. Vorsicht übrigens bei voreiliger Zahlung: Haben Mieter Nachzahlungen bereits entrichtet, haben sie in der Regel keine Möglichkeit, Einwände geltend zu machen. Ausnahme: Der Fehler war nur durch einen Fachmann zu erkennen.

Wann zum Anwalt?

Bei wenigen Parteien lohnt sich der Gang zum Anwalt eher selten. Hier können Mieter (und Vermieter) meist im direkten Gespräch eine Lösung finden. In großen Wohnkomplexen oder wenn eine Hausverwaltung "zwischengeschaltet" ist, sieht es anders aus: Hier lohnt es sich für Mieter mit anderen Mietern einen Fischschwarm zu bilden und mit Hilfe eines Anwalts für Mietrecht "prinzipiell" gegen falsche Nebenkostenabrechnung vorzugehen. Selbstverständlich haben auch Vermieter ein Recht auf Begleichung berechtigter Nachzahlungen oder höhere Vorauszahlungen, denen sie mit einem Anwalt Nachdruck verleihen können.

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