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Abrechnung der Betriebskosten nach dem Umlageverfahren

In aller Regel zahlen Mieter eine monatliche Vorauszahlung bzw. Abschlagszahlung. Zum Ende des Jahres werden die Betriebskosten dann exakt ermittelt. Die Gesamtabrechnung wird anschließend dem Mieter zugestellt und mit der bereits geleisteten Vorauszahlung verrechnet. Waren die monatlichen Vorauszahlungen zu hoch angesetzt, so erfolgt eine Rückzahlung, waren sie zu niedrig veranschlagt, stellt der Vermieter nun eine Nachforderung an den Mieter. Bei einem Mietshaus mit mehreren Mietparteien werden die Betriebskosten nach einem Umlageverfahren bzw. einem Verteilerschlüssel abgerechnet. Der Vermieter muss in diesem Fall darlegen, wie sich der Anteil des jeweiligen Mieters nach diesem Schlüssel errechnet, z.B. nach der Gesamtwohnfläche der Wohneinheit. Alle mietvertraglichen Vereinbarungen bzw. Änderungen zur Abrechnung der Betriebskosten können nur mit Zustimmung des Mieters vorgenommen werden.

Abrechnung der Betriebskosten nach einer Pauschale

Wer eine Betriebskostenpauschale im Mietvertrag vereinbart, kann sich eine exakte Betriebskostenermittlung zu Ende des Abrechnungszeitraumes ersparen. Denn mit der Zahlung der Pauschale sind die Betriebskosten abgegolten. Selbst wenn die Betriebskosten nachweislich höher sein sollten, ist der Mieter nicht zu einer Nachzahlung verpflichtet. Umgekehrt kann er aber auch keine Rückzahlung verlangen, sollte die Pauschale die Betriebskosten überstiegen haben.

Die Betriebskostenverordnung - Welche Kosten können umgelegt werden?

Laut einem BGH-Urteil 2016 ist es schon ausreichend wenn der Vermieter im Mietvertrag lediglich darauf hinweist, dass der Mieter die Betriebskosten zu tragen habe. Der Bundesgerichtshof vertritt hier die Meinung, dass inzwischen jeder wisse, was Betriebskosten sind. Nachfolgend die in der BetrKV aufgelisteten Kostenpositionen als Überblick: Grundsteuer und sonstige öffentliche Lasten

1. Kosten der Wasserversorgung
2. Kosten der Entwässerung
3. Zentrale Heizungskosten
4. Betriebskosten für Warmwasseranlagen
5. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen (soweit sie nicht in vorangegangenen Punkten berücksichtigt wurden.
6. Kosten des Betriebs von Personen- und Lastenaufzüge
7. Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
8. Kosten für Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
9. Kosten der Gartenpflege
10. Kosten der Beleuchtung gemeinsam genutzter Flächen
11. Kosten für Schornsteinreinigung
12. Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen
13. Kosten für den Hauswart (Hausmeister-Service)
14. Kosten für gemeinsame Breitband- oder Antennenanlagen
15. Kosten für den Betrieb der Einrichtung der Wäschepflege (Strom, Überwachung, Pflege, Reinigung etc.)
16. Sonstige Betriebskosten

Diese Regelungen gelten für die Abrechnung

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Betriebskostenabrechnungen für den Mieter "nachvollziehbar" sein müssen. Sie müssen also Mindeststandards an Inhalt und Übersichtlichkeit erfüllen, z.B.:

• Aufschlüsselung nach verschiedenen Betriebskostenarten.
• Zu jedem Abrechnungsposten sind Anteil des Mieters und Gesamtkosten des Hauses zu nennen.
• Der Umlageschlüssel für einzelne Abrechnungsposten ist zu erläutern.
• Der Gesamtverbrauch an Brennstoff ist in einer Mengengröße anzugeben (z.B. Heizöl in Liter). Die Angabe der reinen Kosten genügt nicht.
• Die Abrechnung muss rechnerisch nachvollziehbar sein.

Es gibt Abrechnungsfristen, die für die Abrechnung von Betriebskosten gelten. Die Betriebskostenabrechnungn muss innerhalb eines Jahres nach Ablauf des vorangegangenen Abrechnungszeitraumes erstellt werden. Ist die Jahresfrist verstrichen, darf der Mieter, bei einer Überzahlung, noch eine Rückzahlung verlangen. Im umgekehrten Fall der Minderzahlung, kann der Vermieter von seinem Mieter jedoch keine Nachzahlung mehr fordern.

Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen

Haben Sie Zweifel wegen Ihrer Betriebskostenabrechnung, so wenden Sie sich erstmal an Ihren Vermieter. Er ist verpflichtet, Ihnen auf Verlangen Auskunft zu einzelnen Abrechnungsposten zu erteilen. Egal ob Verwaltungskosten, Gartenpflegekostenl Heizkosten, Wartung oder Reparaturkosten. Viele Mieter zögern mit einem solchen Schritt, denn sie fürchten einen Bruch im Verhältnis mit ihrem Vermieter. Wenn Sie sich entschließen, Widerspruch gegen Ihre Betriebskostenabrechnung einzulegen oder sie anzufechten, sollten Sie dies zeitnah tun. Haben Sie Fragen ob bestimmte Wohnungsnebenkosten wirklich umlagefähig sind, und kann Ihnen auch die zuständige Hausverwaltung nicht ausreichend weiterhelfen, so wenden Sie sich an einen Anwalt für Mietrecht. Er weiß was umlagefähig ist und kennt die Betriebskostenpositionen. Möchten Sie evtl. in Ihrer Wohnanlage einen anderen Verteilerschlüssel durchsetzen, weil Sie eine Abrechnung nach Wohnungsgröße bzw. Wohnfläche nicht gerecht finden? Brauchen Sie einen Rat über einzuhaltende Fristen, so ist auch hier ein Anwalt der richtige Ansprechpartner. Als Fachmann für Mieterschutz kennt er sich mit Wohnraummietrecht bestens aus und kann auch Nachzahlungsansprüche des Vermieters bzw. der Vermieterin prüfen.

Muss die Abrechnung auf den Mieter zugeschnitten sein oder darf sie pauschal für alle Mieter erstellt werden?

Die Nebenkostenabrechnung muss für jede Mietpartei individualisiert sein – also auf die konkrete Wohnung und den vertraglichen Umlageschlüssel zugeschnitten. Eine allgemeine Auflistung genügt den gesetzlichen Erfordernissen nicht.

Darf der Vermieter bei den Heizkosten einfach einen eigenen Schlüssel verwenden, obwohl das Gebäude ein Messsystem hat?

Nein, bei zentraler Heizungsversorgung muss verbrauchsabhängig abgerechnet werden (§ 6 HeizkostenV). Ein Verstoß kann zur Kürzung durch den Mieter führen.

Gilt der Zugang der Abrechnung an einen Mitbewohner als rechtswirksam?

Nur, wenn dieser auch Mietvertragspartei ist. Die Betriebskostenabrechnung muss immer dem bzw. den vertraglichen Mieter(n) persönlich zugehen. Ein Zugang bei anderen Bewohnern, die nicht Mietpartei sind, ist rechtlich riskant für den Vermieter.

Darf ein Guthaben aus der Abrechnung mit offenen Mieten verrechnet werden?

Das ist nur möglich, wenn die Mietforderung fällig und unstrittig ist. Bei streitigen Mietminderungen ist eine Verrechnung oft unzulässig oder riskant.

Was passiert, wenn der Vermieter die Abrechnung versehentlich an eine alte Adresse schickt?

Eine verspätete oder falsch zugestellte Abrechnung gilt als dem Mieter nicht zugegangen. Der Vermieter trägt das Risiko. Bei Überschreiten der 12-Monatsfrist entfällt dann der Anspruch auf Nachzahlung (§ 556 Abs. 3 BGB).

Kann der Vermieter die Abrechnung nachträglich korrigieren, wenn ihm ein Fehler auffällt?

Ja, der Vermieter darf innerhalb der Abrechnungsfrist eine Korrektur vornehmen. Nach Ablauf der Frist sind nur noch Änderungen zugunsten des Mieters möglich.

Müssen Betriebskosten abgerechnet werden, wenn der Mieter eine Pauschale zahlt?

Nein, bei einer Betriebskostenpauschale erfolgt keine Abrechnung. Die vereinbarte Pauschale gilt als abschließend gezahlt, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch.

Darf der Vermieter Verwaltungskosten als Betriebskosten umlegen?

Nein, Verwaltungskosten sind keine umlagefähigen Betriebskosten. Sie gehören zu den allgemeinen Aufwendungen des Vermieters und müssen von diesem selbst getragen werden.

Kann der Mieter Belege der Abrechnung auch digital einsehen?

Ja, wenn der Vermieter dies anbietet, kann der Mieter die Belege auch elektronisch prüfen. Ein Anspruch auf Zusendung von Kopien besteht aber nur, wenn die Einsicht vor Ort unzumutbar ist.

Müssen Zinsen auf ein Guthaben aus der Abrechnung gezahlt werden?

Grundsätzlich nicht, es sei denn, der Vermieter befindet sich mit der Auszahlung des Guthabens in Verzug (nach Mahnung mit Fristsetzung).

Können Kosten für einen Sicherheitsdienst umgelegt werden?

Nur, wenn der Sicherheitsdienst regelmäßig tätig ist und die Maßnahme der ordnungsgemäßen Gebäudesicherung dient. Die Kosten müssen dazu im Mietvertrag ausdrücklich als umlagefähige Betriebskosten benannt sein.

Dürfen Kosten für die Rauchwarnmelderprüfung auf den Mieter umgelegt werden?

Ja, die laufenden Prüf- und Wartungskosten sind umlagefähig. Die Umlage muss dafür aber im Mietvertrag ausdrücklich als Betriebskostenposition vereinbart sein.

Was ist, wenn ein Teil der Betriebskosten unbekannt bleibt, etwa weil eine Rechnung fehlt?

Der Vermieter darf die Abrechnung nur auf Grundlage tatsächlich vorliegender Belege erstellen. Schätzungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig, wenn sie nachvollziehbar begründet werden.

Kann der Mieter eine bereits bezahlte Nachforderung später zurückverlangen, wenn sich ein Fehler zeigt?

Ja, der Mieter kann zu viel gezahlte Beträge auch nachträglich zurückfordern, wenn die nachträglich monierten Abrechnungsfehler nicht offensichtlich waren und die Verjährungsfrist von drei Jahren noch nicht abgelaufen ist.

Darf der Vermieter verschiedene Abrechnungszeiträume für einzelne Kostenarten verwenden?

Nein, der Abrechnungszeitraum muss für alle Kostenarten gleich sein. Eine einheitliche Jahresabrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben.